Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Schier & Heils Aiventive GbR
Dechaneischanze 7
48145 Münster
Deutschland

E-Mail: kontakt@aiventive.de
Vertreten durch: Frederik Schier und Mats Ole Heils

1. Überblick

Taskfold ist eine Plattform, auf der du KI-Agenten für dein Unternehmen buchst und einrichtest. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hier erfährst du, welche Daten beim Besuch der Website und bei der Nutzung von Taskfold anfallen, wozu wir sie brauchen und an wen sie gehen.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge ein und erstellen keine Nutzerprofile.

2. Hosting und Server-Logfiles (Hetzner)

Taskfold läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in Nürnberg, Dateien und Datensicherungen liegen im Hetzner Object Storage in Falkenstein. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf der Website fallen technisch bedingt an:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse und Statuscode
• Browsertyp, Version und Betriebssystem
• Referrer-URL

Wir nutzen diese Daten nur, um den Betrieb zu sichern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Sie werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr gebraucht werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

3. Domain, DNS und E-Mail-Versand (IONOS)

Domainverwaltung, DNS und der Versand unserer E-Mails (zum Beispiel Bestätigung deiner E-Mail-Adresse oder Zurücksetzen des Passworts) laufen über die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung deines Kontos).

4. Dein Konto

Wenn du dich registrierst, speichern wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• dein Passwort, ausschließlich als Argon2-Hash, nie im Klartext
• freiwillig: Unternehmen, Branche und Profilbild
• deine gebuchten Agenten, deren Einstellungen und die Ergebnisse ihrer Ausführungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung von Taskfold).

Speicherdauer: Bis du dein Konto löschst. Daten, die wir aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, löschen wir nach Ablauf dieser Fristen (bis zu zehn Jahre).

5. Anmeldung mit Google

Du kannst dich statt mit Passwort auch mit deinem Google-Konto anmelden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google übermittelt uns dabei Name, E-Mail-Adresse und die Bestätigung, dass die Adresse geprüft ist. Für die Verarbeitung bei Google gilt dessen Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Verbundene Konten und Daten in deinen Agenten

Damit ein Agent für dich arbeiten kann, verbindest du ihn mit anderen Diensten, etwa Google (Gmail, Kalender, Drive), Microsoft (Outlook, OneDrive) oder Lexware Office. Die dafür nötigen Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt und nutzen sie nur für die Aufgaben, die du eingerichtet hast. Die Verbindung kannst du jederzeit trennen.

Die Inhalte, die ein Agent dabei bearbeitet (zum Beispiel E-Mails, Termine, Belege oder Sprachaufnahmen), verarbeiten wir in deinem Auftrag. Verantwortlich dafür bleibt dein Unternehmen. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellen wir dir auf Anfrage zur Verfügung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 28 DSGVO für die Inhalte, die wir in deinem Auftrag verarbeiten.

7. KI-Verarbeitung (Google Vertex AI und OpenAI)

Für Textverständnis, Textgenerierung und die Umwandlung von Sprache in Text nutzen die Agenten Sprachmodelle. Dabei werden nur die Inhalte übermittelt, die der jeweilige Agent für seine Aufgabe braucht. Beide Anbieter verwenden diese Daten nicht zum Training ihrer Modelle und verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Google Vertex AI: Unser Standardmodell (Gemini) läuft über Google Cloud in der Region Frankfurt am Main. Darüber laufen auch das Verstehen deiner Nachrichten und das Abschreiben von Sprachnachrichten. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

OpenAI: Modelle von OpenAI nutzen wir an folgenden Stellen:

• der Einrichtungs-Chat, mit dem du einen Agenten einrichtest
• das Vorlesen von Antworten im Einrichtungs-Chat
• die Artikelsuche im Baubeleg-Agenten: Die Bezeichnungen aus deinem Artikelstamm und die Positionen aus deiner Nachricht werden dafür in Zahlenwerte umgerechnet, damit passende Artikel gefunden werden
• Agenten, für die du OpenAI als Modell ausgewählt hast

Vertragspartner ist die OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. Die Verarbeitung kann auf Servern in den USA stattfinden.

Beide Anbieter gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA. Für einen möglichen Zugriff von dort und für die Verarbeitung durch OpenAI in den USA gelten der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework und ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO).

Hinterlegst du für einen Agenten einen eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters, laufen die Anfragen über dein Konto dort, und es gilt dein Vertrag mit diesem Anbieter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ausführung der von dir gebuchten Agenten).

8. Nachrichten, Sprachnachrichten und Freigaben über WhatsApp

Wenn du WhatsApp verbindest, kannst du Agenten über unsere WhatsApp-Nummer Aufträge per Text- oder Sprachnachricht schicken, zum Beispiel für ein Angebot. Taskfold schickt dir dort Hinweise, eine Vorschau des Ergebnisses und Knöpfe zum Freigeben oder Ablehnen.

Dafür verarbeiten wir:

• deine WhatsApp-Kennung (in der Regel deine Telefonnummer) und deinen WhatsApp-Anzeigenamen, damit wir Nachrichten deinem Konto zuordnen können
• den Zeitpunkt deiner letzten Nachricht
• den Inhalt deiner Nachrichten. Sprachnachrichten speichern wir als Audiodatei im Hetzner Object Storage, ihr abgeschriebener Text wird Teil des Ergebnisses der Ausführung.

Wir nutzen die WhatsApp Business Plattform von Meta. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Meta nimmt die Nachrichten an unsere Nummer in seiner Cloud für uns entgegen und stellt sie zu. Auf diesem Weg sind sie nicht bis zu uns Ende-zu-Ende verschlüsselt, sondern werden von Meta als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Dabei kann eine Übermittlung an die Meta Platforms, Inc. in den USA stattfinden. Dafür gelten der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework und ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO). Für deine Nutzung von WhatsApp selbst gilt die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Du kannst die Verbindung jederzeit trennen lassen, eine kurze E-Mail an uns genügt. Danach ordnen wir Nachrichten von deiner Nummer keinem Konto mehr zu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Die Verbindung, bis du sie trennst oder dein Konto löschst. Sprachnachrichten und ihr Text wie die übrigen Ergebnisse deiner Agenten (siehe Abschnitt 4).

9. Nachrichten, Sprachnachrichten und Freigaben über Telegram

Wenn du Telegram verbindest, schickt dir Taskfold dort Hinweise und Freigabeanfragen der Agenten, und du kannst Agenten dort Text- oder Sprachnachrichten schicken. Dafür speichern wir deine Telegram-Nutzer-ID und Chat-ID. Sprachnachrichten und ihren Text speichern wir wie bei WhatsApp beschrieben. Freigaben öffnen sich als Mini-App innerhalb von Telegram. Diese Seite lädt ein Skript von telegram.org, wodurch Telegram deine IP-Adresse erhält.

Anbieter ist die Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate. Für dieses Land gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU. Die Übermittlung erfolgt, weil du diesen Kanal selbst wählst und sie für die gewünschte Benachrichtigung erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du kannst Telegram jederzeit trennen und Benachrichtigungen per E-Mail erhalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen nur Cookies, die für die Anmeldung und deren Schutz unbedingt erforderlich sind. Alle sind als HttpOnly markiert, also für Skripte auf der Seite nicht lesbar, und werden nur verschlüsselt übertragen.

Außerdem legt die Seite im Speicher deines Browsers ab, was sie sich für dich merken soll:

• deine Wahl zwischen hellem und dunklem Design
• Anzeigeeinstellungen, die du selbst setzt, etwa „Gebuchte Agenten ausblenden“ oder ein geschlossener Hinweis
• der Verlauf des Einrichtungs-Chats, solange der Browser-Tab geöffnet ist

Diese Einträge verlassen deinen Browser nicht. Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus, es gibt keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von dir gewünschten Dienst) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.

11. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, speichern wir deine Angaben, um deine Anfrage zu bearbeiten. Ohne deine Einwilligung geben wir sie nicht weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Schreib uns dafür an kontakt@aiventive.de.

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

13. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Zugangsdaten zu verbundenen Diensten speichern wir zusätzlich verschlüsselt, Passwörter nur als Hash. Datensicherungen werden verschlüsselt abgelegt und nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Der Zugriff auf die Systeme ist auf wenige berechtigte Personen beschränkt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Systeme oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.